Lezione 23

Posta elettronica

 

1.0 Posta elettronica

1.1 Primi passi con la posta elettronica

1.1.1 Aprire un programma di posta elettronica

1.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente

1.1.3 Leggere un messaggio

1.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica

1.1.5 Usare le funzioni di Help

1.2. Modificare le impostazioni di base

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione

1.2.2 Modificare la barra degli strumenti

2.0 Messaggi

2.1 Inviare un messaggio

2.1.1 Creare un messaggio

2.1.2 Inserire un indirizzo nel campo "destinatario"

2.1.3 Inserire un titolo nel campo "oggetto"

2.1.4 Aggiungere il "biglietto da visita" in calce al messaggio

2.1.5 Usare un correttore ortografico se disponibile

2.1.6 Allegare un file al messaggio

2.1.7 Mandare un messaggio con alta/bassa priorità

2.2 Copiare, spostare, cancellare

2.2.1 Usare le funzioni "Copia" e "Incolla" per duplicare un testo nel messaggio o in un altro messaggio attivo

2.2.2 Usare "Taglia" e "Incolla" per spostare un testo all'interno di un messaggio o in un altro messaggio attivo

2.2.3 Usare "Taglia" e "Incolla" per inserire nel messaggio un testo prelevato altrove

2.2.4 Cancellare parte del testo in un messaggio

2.2.5 Cancellare un file allegato ad un messaggio

2.3 Leggere un messaggio 

2.3.1 Aprire la cartella della posta

2.3.2 Evidenziare un messaggio e aprirlo

2.3.3 Riporre il messaggio

2.4 Rispondere a un messaggio

2.4.1 Usare la funzione "Rispondi al mittente"

2.4.2 Usare la funzione "Rispondi a tutti"

2.4.3 Rispondere inserendo il messaggio originale

2.4.4 Rispondere senza inserire il messaggio originale

2.4.5 Spedire il messaggio

1.0 Posta Elettronica

1.1 Primi passi con la posta elettronica

 

La posta elettronica (e-mail ovvero electronic-mail) è uno dei più importanti servizi offerti in Internet, è il servizio che, insieme al web, ha contribuito di più alla diffusione della rete. Ormai, con la gratuità con cui i provider permettono l'accesso ad internet e la gratuità della casella di posta personale, questo mezzo è usato da gran parte della popolazione mondiale (o almeno dei paesi più evoluti dal punto di vista tecnologico), talvolta in alternativa o insieme con la posta tradizionale.

La posta elettronica offre molti vantaggi rispetto a quella tradizionale, di cui ci si rende immediatamente conto quando la si usa. Intanto costa quanto uno scatto telefonico, può raggiungere una infinità di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, può essere ricevuta anche in nostra assenza, si possono allegare testi, immagini, suoni, può interagire con la messagistica SMS dei telefonini, è sempre e ovunque con noi con un telefonino WAP. Nel futuro (che è cominciato già ieri) è prevedibile che la comunicazione personale sarà sempre più integrata fra computer e dispositivi personali di comunicazione.

Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre di alcune cose: naturalmente dell'accesso a Internet mediante un provider. Il provider offre, in genere, la casella di posta elettronica, cioè una cartella sul proprio server in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti, e naturalmente un indirizzo personale. Occorre, infine, un programma che gestisca la posta. Quest'ultimo per la verità non è strettamente necessario, perché della gestione della posta può incaricarsi, mediante il browser, il provider, che nella propria Home page, permette l'accesso alla posta e lo scambio di messaggi, talvolta anche l'invio di SMS a telefonini cellulari. Oggi i servizi e-mail offerti dai provider sono anche abbastanza sofisticati; tuttavia se si vuol gestire la posta con razionalità ed efficienza è bene utilizzare un programma di posta elettronica, come Eudora o Microsoft Outlook o il suo fratello minore Microsoft Outlook Express. MIcrosoft Outlook è fornito con Office 2000, mentre Microsoft Outlook Express viene fornito gratuitamente con Windows ed Explorer. Naturalmente esistono molti altri programmi, ma essendo Microsoft Outlook integrato con windows e Office 2000, lo utilizzeremo nel seguito.

L'indirizzo di posta elettronica viene fornito dal provider col contratto di accesso a Internet e, come l'URL, è costituito da quattro parti ben definite.

Nome o nomignolo dell'utente, per esempio                           lanorte

Presso cioè il famoso simbolo della chiocciolina                      @

Nome del server, per esempio                                             mediacom

Nome del dominio, per esempio                                            it

In definitiva l'indirizzo è lanorte@mediacom.it Esso è strettamente personale ed individua la nostra casella, alla quale si può accedere soltanto conoscendo il nome utente e la password, forniti dal provider al momento dell'accettazione del contratto.

 

1.1.1 Aprire un programma di posta elettronica

 

Parleremo in questo paragrafo prima di Microsoft Outlook Express, il quale è presente in ogni computer che abbia Microsoft Explorer. Questo programma è molto più semplice di Microsoft Outlook e di esso contiene solo alcune funzionalità. Proprio per la sua semplicità viene adoperato dalla maggior parte degli utenti di posta elettronica. Parleremo poi delle funzioni di Outlook non contenute in Outlook Explress.

Entrambi i gestori di posta elettronica, quando vengono aperti per la prima volta devono essere configurati, nel senso che occorre specificare almeno un account di posta elettronica (altrimenti che gestore di posta sarebbe!) ovvero la casella, i protocolli, le password e l'indirizzo forniti dal provider. Avendo più account si possono configurare tutti, in modo che Outlook possa scaricare dai server tutta la posta in arrivo. Gli elementi necessari per la configurazione dell'account sono stati elencati in altro paragrafo. Li elenchiamo anche qui per semplicità:

·        l'indirizzo; per esempio lanorte@mediacom.it

·        il nome utente; per esempio flanorte

·        la password per poter entrare nella casella della posta (che naturalmente è riservata), per esempio 100655 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici.

·        il numero telefonico del provider (es. 0832313257 che è il numero per Lecce del provider TIN); 

·        il DNS primario e secondario, cioè i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono essere dinamici, nel senso che automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del collegamento, oppure fissi (per esempio il DNS primario di TIN è 212.216.112.222 e il DNS secondario è 212.216.172.162).

·        l'indirizzo del'NNTP server (per esempio, sempre per TIN esso è news.tin.it) per il servizio newsgruop.

·        l'indirizzo del POP3 server (per TIN esso è box.clubnet.tin.it per un abbonamento gratutito a Clubnet) per il servizio di posta in arrivo .

·        l'indirizzo del'SMTP server (per l'abbonamento citato a Clubnet è mail.clubnet.tin.it) per il servizio di posta in partenza.

All'apertura del gestore inizia la configurazione guidata. E' sufficiente immettere i dati nelle varie caselle. Viene chiesto alla fine se il gestore che stiamo configurando deve essere il predefinito (ciò vuol dire che quando avremo a che fare con posta elettronica verrà attivato questo gestore); rispondiamo Sì e Outlook è pronto per essere usato.

Clicchiamo sulla icona di Outlook Express presente sulla barra dell'avvio veloce della Barra delle Applicazioni del desktop ( ) e appare la finestra del gestore di posta elettronica. 

 

 

Outlook funziona per cartelle, nel senso che tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in partenza, gli appuntamenti, i contati etc. vengono conservati in cartelle, che è possibile visionare cliccando sull'elenco presente sulla sinistra della finestra, in cui troviamo

·                     Posta in arrivo. In essa vengono conservati tutti i messaggi ricevuti, prelevati dal server mediante il collegamento a Internet che si attiva cliccando sul pulsante Invia/Ricevi presente sulla barra degli strumenti ( ). Cliccando sul pulsante e selezionando poi Ricevi tutti, viene aperto automaticamente il collegamento con Internet, senza aprire il browser, e vengono scaricati tutti i nuovi messaggi ricevuti insieme agli eventuali allegati. Contemporaneamente vengono cancellati dal server. I messaggi sono poi esplorabili non in linea, con un risparmio notevole di scatti telefonici.

·         Posta in uscita. In questa cartella vengono conservati tutti i messaggi scritti e non ancora inviati completi degli eventuali allegati. Il gestore di posta permette di scrivere non in linea tutti i messaggi che si vuole e poi, cliccando sul pulsante Invia/Ricevi e Invia tutti, aprire Internet, senza aprire il browser, e inviare ai server relativi tutti i messaggi.

·         Posta Inviata. In questa cartella vengono parcheggiati fino a che non vengono cancellati, tutti i messaggi che sono stati inviati dalla Posta in Uscita, la cui cartella viene svuotata al momento dell'invio.

·         Posta Eliminata. In questa cartella vengono conservati i messaggi ricevuti e cancellati. E' una specie di cestino che permette di recuperare messaggi cancellati per errore fino a che non vengono cancellati definitivamente.

·         Bozze. In questa cartella vengono conservati i messaggi scritti, non compiuti e non inviati, in modo da poterli riprendere e completarli per l'invio. In altri termini, quando scriviamo un messaggio e poi si clicca sul pulsante Salva, il messaggio viene conservato in questa cartella.

·         Nel secondo riquadro in basso compaiono i Contatti, ovvero gli indirizzi a cui inviare i messaggi. Gli indirizzi possono essere singoli o gruppi di indirizzi, che permettono di

 

inviare un messaggio contemporaneamente a più destinatari con un unico click del mouse.

Naturalmente possono essere create tutte le cartelle che vogliamo per un uso più personale del gestore. I dettagli per l'invio e la ricezione di messaggi li vedremo in seguito nei prossimi paragrafi. 

Microsoft Outlook, a differenza di Microsoft Outlook Express, contiene altre funzionalità che lo rendono più completo per la gestione totale della comunicazione.

Cliccando sull'icona di Microsoft Outlook ( ), che compare nella Barra di Office o nell'elenco Start/Programmi se il programma è stato installato, appare l'interfaccia del programma:

 

 

Come si vede la finestra appare più ricca di cartelle, in quanto, oltre alla posta elettronica, Outlook gestisce anche contatti, appuntamenti, diari e collegamenti ad altre applicazioni. Il funzionamento è, però, del tutto simile ad Outlook Express, nel senso che si tratta di un insieme di cartelle nelle quali vengono conservate le varie informazioni, naturalmente con tutti gli automatismi che consente la gestione elettronica.

Esaminiamo brevemente le varie cartelle. I dettagli saranno presi in considerazione quando si presenterà l'occasione.

Nel gruppo Collegamenti ad Outlook vi sono le seguenti cartelle:

·         Cartella Outlook Oggi la quale mostra un sommario di tutte le altre cartelle

·         Cartella Posta in arrivo che contiene la posta che è già stata scaricata dal provider

·         Cartella Calendario per programmare appuntamenti e riunioni

·         Cartella Contatti per archiviare dati relativi a persone con cui abbiamo rapporti

·         Cartella Attività per pianificare attività e progetti

·         Cartella Diario che permette di tenere memoria della giornata lavorativa o di altro

·         Cartella Note per prendere appunti volanti

·         Cartella Posta eliminata che contiene tutti i messaggi che sono stati eliminati prima di essere eliminati definitivamente.

·         Nel gruppo Collegamenti vi sono le cartelle:

·         Cartella Bozze che contiene i messaggi da inviare e non ancora finiti. In essa vanno a finire i messaggi che stiamo scrivendo e salviamo facendo click su Salva

·         Cartella Posta in uscita che contiene tutti i messaggi scritti e da inviare. Essi verranno inviati quando si clicca su Invia tutti

·         Cartella Posta inviata nella quale vengono conservati i messaggi inviati quando si clicca su Invia tutti. In questo caso i messaggi vengono cancella ti dalla cartella Posta in uscita e salvati in questa.

·         Nel gruppo Altri collegamenti vi sono le cartelle:

·         Risorse del computer

·         Documenti

·         Preferiti

 

1.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente

 

Abbiamo visto che per aprire la cassetta delle lettere (l'account di posta elettronica ovvero la cartella personale presente sul server) occorre conoscere prima di tutto qual'è il server; potrebbe essere tin.it oppure libero.it oppure tiscali.it etc.. Poi occorre conoscere il nome utente (il codice del proprietario della cassetta) e infine la password. Se la cassetta è nostra il lavoro lo abbiamo già fatto configurando il gestore e conosceremo senz'altro il nome utente e la password. Se la cassetta non è nostra (non dovremmo entrare!) occorre conoscere tutti gli altri dati.

Conoscendo queste informazioni come fare per vedere la posta ricevuta?

Mediante Outlook Express occorre conoscere l'account completo, cioè occorre conoscere tutti gli elementi elencati per la configurazione del gestore, creare l'account e quindi cliccare su Ricevi Tutti del pulsante Invia/Ricevi. Tutti i messaggi vengono scaricati nella cartella Posta in Arrivo e da qui possiamo visitarli.

Se si conoscono soltanto il nome utente, la password e il server, allora possiamo aprire la cassetta collegandoci ad Internet mediante il browser, andare all'indirizzo del server (per esempio www.libero.it) e nella sua Home Page certamente vi sono le caselle in cui inserire nome utente e password mediante cui accedere alla cassetta delle lettere del proprietario (naturalmente se si è autorizzati!!).

 

 

1.1.3 Leggere un messaggio

 

Una volta aperta la cassetta delle lettere col gestore di posta elettronica o direttamente dal browser è possibile leggere i messaggi.

Nel browser vengono elencati nella parte superiore dello schermo tutti i messaggi presenti in ordine di data, dal più recente al più vecchio. Cliccando sulla barra sopra la data i messaggi possono essere ordinati dal più vecchio al più nuovo. I messaggi non letti appaiono in grassetto, che scompare una volta letti. Per leggere un messaggio basta cliccarci sopra; nella parte inferiore dello schermo appare il messaggio completo con gli eventuali link ad allegati o a indirizzi.

Con Outlook Express occorre fare click sulla cartella Posta in Arrivo e nella parte destra in alto della finestra appare l'elenco dei messaggi, anche qui in ordine di data decrescente e anche qui con i messaggi non letti in grassetto. Per leggere il messaggio basta cliccarci sopra e in basso a destra compare il messaggio.

Mediante gli strumenti presenti sia nel browser che in Outlook è possibile rispondere o cancellare il messaggio. Cancellando i messaggi dal browser, essi verranno eliminati definitivamente, mentre cancellandoli da Outlook essi vengono conservati nella cartella Posta eliminata fino a che non vengono cancellati definitivamente.

I messaggi scaricati dal server mediante il pulsante Ricevi tutti di Outlook o Outlook Express, vengono cancellati, per cui, entrando nelle propria posta da un altro computer mediante il browser si rischia di non trovare più i messaggi ricevuti, i quali, comunque, sono salvati sul proprio computer dove è configurato Outlook.

 

1.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica

 

Una volta letta la posta o fatte le altre attività permesse dal programma Outlook si chiude semplicemente cliccando sul pulsante Chiudi della finestra oppure cliccando sul menu File/Esci.

Quando si chiude il programma di posta elettronica ricordarsi sempre di controllare che il computer non sia rimasto connesso alla rete, perchè gli scatti telefonici continuerebbero ad andare senza alcuna utilità per noi. Quando il collegamento è attivo, sulla barra di stato, in basso a destra della barra della applicazioni del desktop, appare l'icona del collegamento  lampeggiante. Cliccando su di essa appare la finestra di dialogo in cui sono riportati i minuti di collegamento e i pulsanti con cui disconnettersi. Cliccando su disconnetti si sente chiaro il click del telefono che si disconnette dalla rete.

 

 

1.1.5 Usare le funzioni di Help

 

Microsoft Outlook Express è un programma semplice e intuitivo. Microsoft Outlook è più complesso. In caso di dubbi sull'uso dei due gestori di posta esiste sempre la guida in linea pronta a dare tutte le spiegazioni necessarie. Essa funziona come le altre guide in Windows.

Cliccando su "?" del menu e poi su Sommario e indice oppure premendo il tasto F1 appare la finestra della guida

 

 

con tutti gli argomenti disponibili.

 

1.2. Modificare le impostazioni di base

Come tutti i programmi che girano sotto windows anche Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno una interfaccia configurabile a piacere, in modo da adattarla alle esigenze personali. Si possono configurare il modo di visualizzazione e le barre degli strumenti. 

 

 

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione

 

Cliccando sulla voce di menu Visualizza si accede al sottomenu delle visualizzazioni; posizionandosi sulla voce Visualizzazione corrente si accede alle varie possibilità di visualizzazione

 

 

Come si vede si possono visualizzare tutti i messaggi, oppure solo quelli non letti. Cliccando su Personalizza visualizzazione corrente... si apre una finestra nella quale è possibile configurare la visualizzazione corrente per ogni condizione

 

 

Come si vede nella figura nella prima casella si può selezionare il tipo di messaggio e nella casella sottostante definire l'azione cliccando sulla voce sottolineata. Nella terza casella si può dare un nome alla visualizzazione. Si possono creare molte visualizzazioni cliccando sulla voce Definisci visualizzazioni... In essa si possono definire e impostare le visualizzazioni che appariranno nell'elenco del menu Visualizza/Visualizzazione corrente. In questo modo è possibile avere pronte diverse configurazioni e usare l'una o l'altra a seconda delle esigenze.

 

1.2.2 Modificare la barra degli strumenti

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Naturalmente anche in Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express, come nelle altre applicazioni Microsoft, è possibile riconfigurare e personalizzare la barra degli strumenti o le barre degli strumenti.

In Microsoft Outlook Express occorre cliccare col destro del mouse sulla barra degli strumenti e appare l'elenco delle due barre che si possono attivare

 Cliccando su Personalizza... appare la finestra in cui è possibile aggiungere o rimuovere pulsanti e configurare i pulsanti stessi come grandi o piccoli con etichetta o senza.

  

In Microsoft Outlook per attivare le barre degli strumenti occorre cliccare su Visualizza/Barre degli strumenti. Anche qui vi è la voce Personalizza... che permette di attivare e disattivare le barre disponibili, creare barre personali e aggiungere e togliere pulsanti come nell'Express.

 

 

 

 

2.0 Messaggi

 

2.1 Inviare un messaggio

 

Per inviare un messaggio di posta elettronica occorre innanzi tutto comporlo in tutte le sue parti e infine procedere alla spedizione.

E' bene ricordare, in questa sede, che, quando si è collegati in internet, gli scatti telefonici corrono e, anche se non si hanno problemi di consumi, è buona norma rimanere connessi solo se è strettamente indispensabile. Per questo motivo è bene non scrivere i messaggi durante il collegamento, ma al di fuori con le modalità che vedremo in seguito, e, una volta pronto, attivare il collegamento e procedere all'invio.

L'uso del gestore della posta elettronica facilita indubbiamente tutte le operazioni e di esso parleremo nei paragrafi seguenti, ma, ad onor del vero, esso non è strettamente indispensabile. Se non si vuole usare il gestore, si può procedere nel modo seguente:

1.      Scrivere il messaggio usando Blocco note e salvare il testo per un uso successivo.

2.      Selezionare tutto il messaggio e cliccare su Copia

3.      Aprire internet e accedere alla propria posta

4.      Cliccare su Nuovo messaggio

5.      Cliccare su Incolla dopo aver posizionato il cursore nello spazio del testo

6.      Scrivere gli altri elementi necessari del messaggio

7.      Cliccare su Invia

8.      Chiudere la connessione Internet

Quello descritto è un modo un po' spartano di inviare un messaggio. L'uso del gestore della posta permette di comporre messaggi formattati, con immagini, collegamenti e altro, per cui è altamente raccomandabile il suo uso.

 

2.1.1 Creare un messaggio

 

Apriamo Microsoft Outlook Express in modalità non in linea. Sulla barra degli strumenti vi è il pulsante Nuovo messaggio ( ) con una freccetta a lato. Cliccando sul pulsante si apre la finestra di composizione del nuovo messaggio senza uno stile; cliccando invece sulla freccetta si apre un elenco di stili di messaggi già pronti o da creare. Ricordarsi sempre che siamo in internet, in particolare siamo nel WWW, per cui i messaggi verranno visualizzati come pagine web (sed il gestore ne è capace) e come tali possono contenere tutti gli elementi di una pagina web. Bisogna, però, ricordare anche che non tutti i gestori di posta elettronica supportano le diverse codifiche di un messaggio. Outlook Express è in grado di inviare messaggi in tre formati:

·                     HTML

·                     RTF

·                     Testo normale

Il formato HTML può contenere tutti gli elementi di una pagina web, ma può essere letto dal destinatario solo se il suo gestore di posta elettronica ha queste caratteristiche (in altri termini se ha anche lui Outlook). Il formato RTF contiene solo formattazione Rich Text File. Il formato solo testo è povero, contiene solo il testo, ma è supportato da tutti i gestori di posta elettronica. Ricevendo un messaggio in HTML e leggendolo con un gestore solo testo si vedranno geroglifici che confondono il messaggio.

E' buona norma inviare messaggi in solo testo specialmente quando sono indirizzati a più destinatari. 

Per scegliere il formato desiderato cliccare su Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e poi aprire la scheda Invia. In essa è possibile selezionare il formato del messaggio.

Scegliamo allora uno stile da quelli in elenco, ma possiamo provare anche a creare un nostro stile e salvarlo per usarlo come marchio di fabbrica dei nostri messaggi.

Facciamo click su Seleziona elementi decorativi... e si apre la finestra relativa

 

 

Come si vede c'è già un lungo elenco da cui scegliere ma possiamo anche creare una nostra pagina cliccando sul pulsante Nuovo... oppure sul pulsante Modifica. In entrambi i casi viene aperto Microsoft Front Page, l'applicazione nella quale può essere creata la pagina da usare nel messaggio.

Scelto lo stile, se ci interessa uno stile, si apre la finestra di dialogo nella quale è possibile inserire tutti gli elementi del messaggio, alcuni necessari altri opzionali.

 

 

La finestra è un vero e proprio editore di testo con tutti i pulsanti necessari alla formattazione e tutti i menu per la gestione del documento che stiamo scrivendo. Le voci di menu permettono di inserire immagini, suoni, sfondi, organizzare il testo formattato con rientri, elenchi etc.

 

2.1.2 Inserire un indirizzo nel campo "destinatario"

 

La prima casella in alto, contraddistinta da A:, permette di inserire l'indirizzo del destinatario. Possiamo inserirlo direttamente digitandolo (ad esempio lanorte@mediacom.it) oppure scegliendo dall'elenco dei contatti (dalla rubrica) che si apre cliccando sul pulsante a sinistra della casella ( )

 

 

La rubrica può contenere indirizzi individuali o gruppi già preparati nella gestione dei contatti in Outlook Express come già visto in precedenza, oppure creando nuovi contatti cliccando sul pulsante Nuovo contatto. Se si vuole inviare il messaggio a più destinatari contemporaneamente si possono scrivere direttamente nella casella A: tutti gli indirizzi, separati da una virgola oppure selezionando contemporaneamente o uno alla volta dalla rubrica gli indirizzi r cliccando sul pulsante Aggiungi accanto a sinistra delle caselle degli indirizzi.

Vi sono altre due caselle in cui si possono inserire indirizzi, la casella Cc: e la casella Ccn:. Quest'ultima, se non presente nella finestra Nuovo, si può visualizzare cliccando su Visualizza/Tutte le intestazioni.

In Cc: si possono inserire indirizzi "per conoscenza", cioè destinatari a cui si vuol far conoscere il messaggio per conoscenza.

In Ccn: si possono inserire indirizzo/i di destinatari, i quali però non sono visualizzabili dagli altri destinatari del messaggio.

 

2.1.3 Inserire un titolo nel campo "oggetto"

 

Importante, come in una lettera normale, è l'oggetto del messaggio, che è bene sempre specificare per facilitare la comunicazione.

L'oggetto del messaggio possiamo scriverlo nella casella Oggetto:; esso non sia prolisso e sia sempre sempre chiaro; comparirà nell'intestazione del messaggio ricevuto, di modo che il destinatario ha già un'idea del contenuto senza aprire il messaggio.

A questo punto non resta che scrivere il contenuto del messaggio e aggiungere gli elementi che si possono aggiungere, come il biglietto da visita e allegati (cioè file di qualunque genere).

 

 

2.1.4 Aggiungere il "biglietto da visita" in calce al messaggio

 

Un biglietto da visita è un file contenente non solo l'indirizzo e-mail di una persona, ma anche tutte le altre indicazioni che uno ritiene necessario dare agli altri. Questo file è di tipo particolare (si chiama vCard), in quanto può essere letto non solo dalla posta elettronica ma anche da tutti i dispositivi per lo scambio di messaggi elettronici che usano la stessa codifica. Prima di essere aggiunto ad un messaggio, il biglietto da visita deve essere creato, prima inserendo i dati nella rubrica di Microsoft Outlook Express e poi esportando il contatto creato mediante il comando File/Esporta/Biglietto da visita della rubrica. Il contatto nella rubrica può essere inserito in vari modi; eccone alcuni:

·                     Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Contatti/Nuovo contatto della casella Contatti

·                     Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Strumenti/Rubrica e poi cliccando sul pulsante Nuovo/Contatto

·                     Cliccando sui pulsanti A:, Cc:, e Ccn della finestra Nuovo messaggio e poi cliccando su Nuovo contatto

In ogni caso si apre la stessa finestra a schede Proprietà, nella quale si possono inserire tutti i dati.

 

 

Una volta creato il contatto, occorre selezionarlo nella finestra Rubrica, attivandola col comando Strumenti/Rubrica della finestra di Outlook Express, e infine cliccare sul comando File/Esporta/Biglietto da visita.

Creato il biglietto da visita è possibile inserirlo nel proprio messaggio semplicemente cliccando su Inserisci/Biglietto da visita del menu della finestra Nuovo messaggio. Il biglietto da visita inviato  potrà essere inserito dal destinatario nei propri contatti. Per altri dettagli si può consultare la guida cercando Biglietto da visita.

 

2.1.5 Usare un correttore ortografico se disponibile

 

Possiamo ora inserire il testo. Se abbiamo deciso di mandare il messaggio in formato HTML possiamo sbizzarrirci a formattarlo come vogliamo, usando tutti gli elementi di formattazione di carattere e paragrafo. Fra le varie voci Outlook Express fornisce anche il correttore ortografico che permette di non commettere errori di ortografia. Per attivarlo basta fare click sul pulsante Correzione ortografica e si apre la finestra di correzione in cui vengono suggeriti rimedi per i termini ritenuti errati.

 

 

2.1.6 Allegare un file al messaggio

 

Abbiamo visto come si possa allegare al messaggio il proprio biglietto da visita. Abbiamo detto anche che il biglietto da visita è un file particolare. Allo stesso modo possiamo allegare al messaggio qualunque tipo di file vogliamo. E questo è uno dei grandi vantaggi della posta elettronica rispetto alla posta tradizionale. In teoria posso allegare al messaggio tutta l'enciclopedia britannica se la avessi in formato elettronico. In pratica, poichè i file allegati devono essere trasmessi via cavo telefonico alla destinazione, per file grandi occorre molto tempo per inviarli e molto tempo per scaricarli da parte del destinatario, sempre se non sopravvengono interruzioni sulla linea telefonica. Conviene, in definitiva allegare sempre file piccoli.

I file allegati possono essere file di testo, immagini, suoni, filmati e tutti gli altri. Allo stesso messaggio possono essere allegati più file.

Allegare un file è molto semplice: basta cliccare sul pulsante con la clicps ( ) oppure cliccare sul menu Inserisci/Allegato. Compare la solita finestra di ricerca del file. Una volta scelto il file basta fare click sul pulsante Allega; si può, spuntando la relativa casella di selezione, creare anche un collegamento al file, in modo che, ricevuto il messaggio, cliccandoci sopra esso viene aperto nell'applicazione che lo ha prodotto.

 

 

2.1.7 Mandare un messaggio con alta/bassa priorità

 

La funzionalità "priorità" di un messaggio permettere di mettere in evidenza presso il destinatario l'urgenza del messaggio in modo che esso non passi inosservato. Si tratta, in definitiva, di contrassegnare il messaggio che apparirà nell'elenco dei messaggi del destinatario con un simbolo che richiama l'attenzione.

La priorità può essere alta e verrà contrassegnata col simbolo del punto esclamativo (!), e bassa e verrà contrassegnata con una freccia rivolta in giù. La priorità può essere anche normale e in questo caso il messaggio non sarà contrassegnato da alcun simbolo.

Per default la priorità impostata è quella normale. Per impostare un'altra priorità basta cliccare sul pulsante Priorità della finestra Nuovo messaggio

 

 

oppure sulla voce di menu Messaggio/Imposta priorità. La priorità impostata è valida solo per il messaggio corrente.

I simboli descritti appaiono nell'elenco dei messaggi del gestore della posta nella posizione a sinistra ( ). Cliccando su di essi è possibile ordinare i messaggi secondo la priorità o gli allegati. Microsoft Outlook permette anche di contrassegnare il messaggio per il completamento ( ), cioè inviare al destinatario un promemoria. Cliccando sul menu Azioni/Contrassegna per il completamento appare una finestra nella quale è possibile inserire l'azione da fare e la data entro cui deve essere fatta (ad esempio Rispondere entro il Venerdì 25 settembre 2001).

Naturalmente queste funzionalità sono sfruttabili solo se il destinatario possiede lo stesso gestore di posta.

 

2.2 Copiare, spostare, cancellare

2.2.1 Usare le funzioni "Copia" e "Incolla" per duplicare un testo nel messaggio o in un altro messaggio attivo

 

Abbiamo detto che la finestra Nuovo messaggio è un vero e proprio editor di testo, con le funzionalità più importanti. Inoltre tutte le applicazioni che operano sotto windows hanno la importante funzionalità del taglia, copia e incolla non solo all'interno della stessa applicazione, ma anche fra applicazioni diverse.

E' quindi molto facile copiare testo da un file word o Blocco note o Wordpad e incollarlo nel messaggio che stiamo scrivendo. 

Per far ciò, selezioniamo la parte di testo da copiare con le solite modalità (col mouse o con i tasti freccia e il tasto Maiuscole) e poi copiamolo negli appunti di windows:

·         premendo i tasti CTRL+C

·         premendo i tasti CTRL+Ins

·         cliccando sulla voce di menu Modifica/Copia

·         Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato:

·         premendo i tasti CTRL+V

·         premendo i tasti SHIFT+Ins

·         cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla

 

2.2.2 Usare "Taglia" e "Incolla" per spostare un testo all'interno di un messaggio o in un altro messaggio attivo

 

Allo stesso modo si può spostare del testo all'interno del messaggio. Per far ciò, selezioniamo la parte di testo da spostare con le solite modalità (col mouse o con i tasti freccia e il tasto Maiuscole) e poi copiamolo negli appunti di windows, eliminandolo contemporaneamente dalla posizione corrente:

·         premendo i tasti CTRL+X

·         cliccando sulla voce di menu Modifica/Taglia

·         Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato:

·         premendo i tasti CTRL+V

·         premendo i tasti SHIFT+Ins

·         cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla

Naturalmente le stesse operazioni possiamo farle col mouse, semplicemente trascinando la parte selezionata nel punto d'inserimento per spostarla, tenendo premuto il tasto CTRL mentre si trascina per copiare la parte selezionata.

 

 

2.2.3 Usare "Taglia" e "Incolla" per inserire nel messaggio un testo prelevato altrove

 

Il testo da copiare nel messaggio può provenire da qualunque altro documento, come detto prima, in quanto questa è una caratteristica delle applicazioni che lavorano sotto windows. Le modalità per eseguire le operazioni sono esattamente le stesse viste sopra. 

 

 

2.2.4 Cancellare parte del testo in un messaggio

 

Per cancellare parte del testo di un messaggio basta selezionarla e premere il tasto CANC. In questo caso il testo cancellato non viene inserito negli appunti di windows e non può, quindi, essere copiato altrove.

 

2.2.5 Cancellare un file allegato ad un messaggio

 

Abbiamo visto sopra come allegare un file ad un messaggio. Naturalmente se si commette qualche errore, è sempre possibile ritornare sui propri passi eliminando il file o i file allegati. L'elenco dei file allegati compaiono nella casella Allegati. Per cancellare un file allegato al messaggio occorre cliccare col destro del mouse sul file da eliminare. Si apre un menu di scelta rapida

 

 

nel quale vi è la voce Rimuovi. Cliccandoci sopra il file viene rimosso. Naturalmente è inutile dire che il file non viene cancellato fisicamente, ma solo rimosso dall'elenco.

 

Abbiamo finalmente completato il messaggio. Rimane, se vogliamo, di inserire una firma elettronica, cioè una firma che contenga dati personali e che Outlook inserisce automaticamente alla fine del messaggio.

Ovviamente prima di inserire la firma personale, bisogna crearla. Per far ciò clicchiamo su Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e poi sulla scheda Firma. Si apre la finestra 

 

 

in cui nel primo riquadro appare l'elenco delle firme create e nel secondo è possibile scrivere la firma oppure caricare un file che contenga la firma. Questo file può essere di tipo testo (.txt) oppure di tipo HTML; in questo caso la firma può essere molto articolata, contenere immagini e altro. Essa può essere preparata usando un editor di pagine web, come Front Page, in dotazione a Microsoft Office Professional o altri editor (ve ne sono in giro una infinità).

Una delle firme in elenco può essere impostata come predefinita. In questo caso essa sarà usata nei messaggi automaticamente se è spuntata la casella Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita. In ogni caso, nella finestra Nuovo messaggio si può scegliere una delle firme della lista cliccando sulla voce di menu Inserisci/Firma.

Ora il messaggio è completo. A questo punto possiamo:

·         cliccare su File/Salva. In questo caso il messaggio non viene inviato, ma solo salvato nella cartella Bozze, dalla quale può essere prelevato per eventuali modifiche.

·         cliccare sul pulsante Invia oppure su File/Invia messaggio. In questo caso il messaggio non viene inviato, ma custodito nella cartella Posta in uscita, dalla quale può essere spedito insieme ad altri eventualmente preparati utilizzando il pulsante Invia/Ricevi della finestra di Outlook Express.

I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer è in linea. Per inviare il messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante Invia/Ricevi si apre un menu in cui è presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i messaggi in elenco. Se il computer non è collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il browser, vengono spediti i messaggi. Si può decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a quella della connessione.

I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in uscita.

 

2.3 Leggere un messaggio

 

2.3.1 Aprire la cartella della posta

 

Per leggere un messaggio ricevuto, occorre cercarlo nella cartella Posta in arrivo. Ma naturalmente per trovare il messaggio (anche non in linea) bisogna averlo prelevato (scaricato) dal server del nostro o dei nostri provider. Abbiamo detto in altro luogo che il gestore di posta elettronica deve essere configurato anche per gli account, cioè per i server da cui prelevare la posta.

Per scaricare tutti i messaggi che abbiamo ricevuto occorre cliccare sul pulsante Invia/Ricevi e quindi sul comando Ricevi tutti

 

 

Se non siamo in rete, Outlook chiede, mediante l'accesso remoto, il collegamento telefonico e una volta entrati in internet, senza aprire il browser, inizia il download dei messaggi ricevuti, che verranno salvati nella cartella Posta in arrivo e contemporaneamente cancellati dal server. Finito il download viene chiuso il collegamento e possiamo leggere i nostri messaggi con tranquillità non in linea.

Per aprire la cartella della posta in arrivo cliccare su Posta in arrivo della sezione Cartelle. Questa voce appare in grassetto quando contiene messaggi non letti. Se la sezione Cartelle non compare in Outlook Express, cliccare su Visualizza/Layout e spuntare le caselle delle zone che si vuol far comparire nella visualizzazione.

 

 

Si può anche visualizzare il riquadro dell'anteprima. Per visualizzare il riquadro Anteprima in Microsoft Outlook cliccare su Visualizza/Riquadro Anteprima.

Nel riquadro Elenco dei messaggi appare l'elenco dei messaggi ricevuti che può essere ordinato in base agli elementi che si desidera, semplicemente cliccando una prima volta sull'intestazione della colonna; cliccando un'altra volta si inverte l'ordine.

 

2.3.2 Evidenziare un messaggio e aprirlo

 

Cliccando una volta sola sul messaggio, esso viene evidenziato e su di esso si possono effettuare diverse operazioni, come si può vedere aprendo il menu Messaggio. Si può anche far click col pulsante destro del mouse e si apre un menu di scelta rapida

Come si vede si può aprire il messaggio oppure stamparlo, rispondere, spostare il file altrove e vederne le proprietà.

Per aprire il messaggio clicchiamo su Apri oppure facciamo doppio click sul messaggio oppure cliccare su File/Apri. In ogni caso il messaggio viene aperto in una finestra e può essere esplorato come nel browser. Nella finestra sono presenti tutti i pulsanti e i menu per manipolare il messaggio e spostarsi fra i messaggi precedenti e successivi per leggerli tutti.

Come abbiamo visto un messaggio può contenere degli allegati.

Per visualizzare un allegato

·                     Nel riquadro di anteprima fare clic sull'icona a forma di graffetta ( ) nell'intestazione del messaggio, quindi sul nome del file.

In alternativa

·                     Nella parte superiore della finestra del messaggio fare doppio clic sull'icona a forma di graffetta nell'intestazione del messaggio.

·                     Per salvare un allegato, scegliere Salva allegati dal menu File, quindi fare clic sul nome del file. Per salvare l'allegato dal riquadro di anteprima, fare clic sull'icona a forma di graffetta, quindi scegliere Salva allegati.

·                     Quando il messaggio include un allegato, viene visualizzata un'icona a forma di graffetta accanto al messaggio nell'elenco di messaggi.

 

2.3.3 Riporre il messaggio

 

Dopo che è stato letto, il messaggio può essere riposto chiudendo semplicemente la finestra del messaggio cliccando su File/Chiudi o sul pulsante Chiudi. Il messaggio rimarrà nella cartella fino a quando non verrà eliminato. I messaggi eliminati rimangono ancora, per sicurezza, nella cartella Posta eliminata fino alla eliminazione definitiva dall'hard disk.

 

2.4 Rispondere a un messaggio

 

Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno, naturalmente, tutte le funzionalità per rispondere ad un messaggio e rendere così molto facile la comunicazione.

 

2.4.1 Usare la funzione "Rispondi al mittente"

 

Il modo più semplice per rispondere ad un messaggio al solo mittente, dopo averlo letto, è quello di cliccare sul pulsante Rispondi ( ). In questo modo viene preparato automaticamente un nuovo messaggio con l'indirizzo del mittente già inserito nella casella A:, nella casella Oggetto viene inserito l'oggetto del messaggio ricevuto preceduto da R: e nella zona del testo viene inserito il messaggio ricevuto completo di tutte le indicazioni. Non rimane che eliminare le parti che non sono importanti al fine della risposta, aggiungere la risposta e inviare.

Il messaggio originale appare in modo diverso a seconda del formato scelto per il messaggio; se il formato è solo testo le righe del messaggio appaiono precedute dal segno di >, mentre il formato è HTML appaiono in azzurro. In ogni modo possono essere modificate come si vuole, anche se non bisogna perdere di vista che la chiarezza è fondamentale e non bisogna mai appesantire un messaggio con fronzoli non necessari.

 

2.4.2 Usare la funzione "Rispondi a tutti"

 

Se il messaggio originale contiene anche altri destinatari (casella Cc:) si può decidere di rispondere a tutti contemporaneamente. In questo caso più del pulsante Rispondi, è utile il pulsante Rispondi a tutti ( ). In questo caso vengono aggiunti automaticamente nel campo Cc: tutti gli indirizzi degli altri destinatari. Completare il messaggio modificandolo a piacere e si è pronti per inoltrarlo.

 

2.4.3 Rispondere inserendo il messaggio originale

 

Come visto prima i pulsanti Rispondi e Rispondi a tutti preparano un nuovo messaggio in cui viene inserito anche il messaggio originale. Naturalmente si può decidere di creare ex novo un nuovo messaggio e inserire col copia-incolla il testo del messaggio ricevuto, ricordando di metterlo in evidenza per far capire che si tratta del messaggio originale ed eliminare le parti non importanti per non costringere il destinatario a rileggere tutto quello che sa già.

 

2.4.4 Rispondere senza inserire il messaggio originale

 

Se non si vuole inserire il messaggio originale nella risposta si può sempre usare i pulsanti Rispondi e Rispondi a tutti e cancellare poi tutto il messaggio originale dopo averlo selezionato. In questo modo si sfruttano tutti gli altri elementi inseriti automaticamente, ciò che evita di commettere errori nella digitazione degli indirizzi.

Naturalmente, se non si vuole inserire nella risposta il messaggio originale e non interessano gli altri elementi si può sempre partire da un nuovo messaggio.

E' presente in Outlook Express e in Outlook un pulsante che permette di inoltrare messaggi ricevuti ad altri destinatari; è il pulsante Inoltra ( ). Cliccando su questo pulsante, se è stato selezionato un messaggio ricevuto nella cartella Posta in arrivo, si apre la finestra Nuovo messaggio con dentro il messaggio selezionato. A questo punto è sufficiente aggiungere il destinatario e inoltrare il messaggio. Se sono stati selezionati più messaggi, essi vengono allegati, per cui, cliccando su Inoltra, si apre la finestra Nuovo messaggio con i messaggi selezionati allegati e il campo testo vuoto; occorre perciò compilare il messaggio in tutte le sue parti e spedire.

 

2.4.5 Spedire il messaggio

 

Pronto il messaggio, può essere spedito. Ripetiamo anche in questo paragrafo le modalità, per non dimenticare che i messaggi in uscita vengono prima riposti nella cartella Posta in uscita. 

I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer è in linea. Per inviare il messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante Invia/Ricevi si apre un menu in cui è presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i messaggi in elenco. Se il computer non è collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il browser, vengono spediti i messaggi. Si può decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a quella della connessione.

I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in uscita.