Lezione 17

Basi di dati

Parte quinta

 

1.0 Rapporti

1.1 Generare rapporti

1.1.1 Presentare i dati in una particolare sequenza

1.1.2 Modificare un rapporto

1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina

1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.)

 

1.0 Rapporti

 

Fino ad ora abbiamo visto tabelle, maschere e query e abbiamo imparato a stamparle. Access offre un'altra possibilità di visualizzare i dati contenuti nelle tabelle o query sia su schermo sia in stampa: i Report o Rapporti.

I rapporti sono modi di presentare i dati in forma personalizzata  e graficamente piacevole, ottenibile con creazioni guidate o modificabili a piacere in visualizzazione struttura per inserire tutti gli elementi che si ritiene opportuno. I Rapporti o Report possono essere basati su una o più tabelle o query e possono contenere tutti i campi correlati in modo da avere una visione critica dei dati presenti nel database.

 

1.1 Generare rapporti

 

La finestra Database di Access contiene la voce Report. Cliccando su tale voce si attiva la scheda Report nella quale è possibile creare i rapporti, i quali saranno salvati nel database e aggiornati, con le tabelle e query presenti, ogni volta che vengono aperti per essere visualizzati o stampati.

Vi sono tre modi per creare un Report dalla scheda Report:

1.                Pulsante Nuovo

2.                Crea un Report in Visualizzazione struttura

3.                Crea un Report mediante una creazione guidata

I modi 2 e 3 sono contenuti nell'elenco che si apre cliccando sul pulsante Nuovo.

Esamineremo nei prossimi paragrafi alcuni modi per creare un report.

 

1.1.1 Presentare i dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza

 

Cliccando sul pulsante Nuovo della scheda Report ( ) si apre la finestra Nuovo Report, nella quale sono elencati tutti i modi per generare una presentazione a schermo o in stampa dei dati 

 

 

simile a quella esaminata per le tabelle e le query. Innanzi tutto vediamo che vi sono due modi standard per presentare i dati:

Report standard a colonne

Report standard tabulare

Nel primo i dati vengono presentati con i campi messi in colonna uno sotto l'altro e una linea separa un record dal successivo. Nel secondo i campi vengono messi uno accanto all'altro come in una tabella e permettono un confronto diretto fra campi.

Come esempio creiamo un Report a colonne e uno tabulare, basandoci sulle tabelle e query create nel nostro database di esempio.

Clicchiamo su Report standard: a colonne per selezionare la voce e poi dalla casella combinata di scelta della tabella o query d'origine scegliamo la tabella Libri. Facciamo click su OK.

Viene creato immediatamente il rapporto, il quale appare in Visualizzazione dati. 

 

 

Cliccando sul pulsante di chiusura viene chiesto se si vuol salvare il Report e se si risponde Sì viene chiesto il nome da assegnargli. Chiamiamo questo report "Libri". Lo utilizzeremo in seguito per apportare modifiche.

Creiamo ora il report standard tabulare cliccando ancora sul pulsante Nuovo e scegliendo dall'elenco Report standard: tabulare. Nella casella combinata delle tabelle e query scegliamo non una tabella, bensì una query, ovvero la query Libri di Geografia, con la quale abbiamo selezionato solo i libri con argomento geografia. Clicchiamo su OK e anche qui viene presentato il report in visualizzazione dati

 

 

Chiudendo il report viene chiesto il nome da assegnare. Lasciamo il nome suggerito da Access.

Creando report standard a colonne o tabulari non è possibile scegliere campi da più tabelle o query, anche se, naturalmente è possibile inserirli successivamente in visualizzazione struttura.

Se vogliamo creare rapporti più complessi e con raggruppamento di dati (database permettendo) dobbiamo ricorrere alla creazione guidata o crearla ex novo nella Visualizzazione struttura.

La creazione guidata, al solito, presenta, come per le maschere, una serie di schede nelle quali occorre specificare di volta in volta le informazioni necessarie alla creazione.

Seguiamo passo passo la creazione di un report "Prestito_Libri" contenente la situazione del prestito libri per utente.

Facciamo doppio click sulla voce "Crea un report mediante una creazione guidata", il che equivale a fare click su Nuovo e poi scegliere dall'elenco "Creazione guidata report". Appare la prima finestra

 

 

nella quale viene chiesto di inserire i campi che devono comparire nel report. Selezionando una tabella alla volta possono essere inseriti tutti i campi che, naturalmente, siano correlati fra loro, esattamente come è stato fatto per le maschere.

Scegliamo la tabella "Utenti" e inseriamo i campi Nome, Cognome. Scegliamo poi la tabella "Prestito" e inseriamo i campi Data Prestito, Data Reso. Scegliamo infine la tabella "Libri" e inseriamo i campi Autore e Titolo.

 

La scheda seguente permette di inserire livelli di gruppo, ovvero rientri per alcuni campi che ne evidenzino l'appartenenza allo stesso gruppo di informazioni. 

 

Cliccando su Avanti appare la scheda seguente

 

nella quale è possibile scegliere come ordinare i dati. Occorre tener presente che Access analizza automaticamente le relazioni esistenti fra le tabelle e in funzione di questo permette poi di raggruppare i dati in tutte le forme possibili. Scegliamo di ordinare il report in ordine di cognome dell'utente e poi clicchiamo su Avanti.

Nella scheda successiva possiamo scegliere il layout, ovvero la disposizione sul foglio dei campi

 

 

Come si vede si può scegliere un layout verticale, tabulare o giustificato; accanto appare l'anteprima. Si può scegliere, inoltre, l'orientamento del foglio.

Nella scheda successiva è possibile scegliere uno stile di formattazione della stampa; tener presente, comunque, che tutto è modificabile in Visualizzazione struttura. Infine viene chiesto il nome da dare al Report. Cliccando su Fine viene creato il rapporto, che verrà aggiornato tutte le volte che le tabelle cambiano.

Alla fine della creazione guidata, il report potrebbe apparire come in figura

 

 

A questo punto è possibile apportare tutte le correzioni desiderate modificando il report.

 

1.1.2 Modificare un rapporto

 

Come per le maschere, anche per i report è possibile modificarli a piacere. Selezioniamo dalla finestra Database il Report appena creato con la creazione guidata e facciamo click su Visualizzazione struttura.

Appare la finestra nella quale possiamo fare le modifiche.

 

 

L'ambiente è molto simile a quello delle maschere; abbiamo molti strumenti che ci permettono di inserire nuovi campi, introdurre criteri di selezione dei record, inserire immagini, pulsanti e altro ancora.

Possiamo ad esempio cambiare l'etichetta da Prestito_Libri in Elenco libri in prestito, allargando anche il campo verso il basso.

 

 

 

1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina

 

Nella Visualizzazione struttura è possibile vedere che il foglio è costituito da più zone, in ciascuna delle quali è collocata una informazione:

·                   Intestazione Report

·                   Intestazione pagina

·                   Corpo

·                   Piè di pagina pagina

·                   Piè di pagina report

 

L'Intestazione report contiene un titolo che appare nella prima pagina soltanto.

 

Nell'Intestazione pagina sono contenute etichette o informazioni che appariranno in tutte le pagine del report nella stessa posizione. 

 

Nel Corpo sono contenuti i dati. 

 

Nel Piè di pagina pagina possono essere presenti dati (numero di pagina, orario di stampa etc.) che si ripeteranno in ogni  pagina, mentre nel Piè di pagina report si possono mettere informazioni che appariranno solo alla fine di tutti i dati del rapporto.

 

Naturalmente tutte queste zone possono essere dimensionate semplicemente trascinando la barra di separazione in alto o in basso.

 

Già abbiamo modificato l'Intestazione report cambiando il nome, ma è possibile inserire molti altri elementi. Se clicchiamo sulla voce di menu Inserisci appare il menu . 

 

 

Accanto è visibile la Casella degli strumenti attivabile, se non è già visibile, da Visualizza/Casella degli strumenti.

Proviamo a inserire un'immagine-logo accanto al titolo. Cliccare all'interno della zona del titolo e poi su Inserisci/Immagine. Al solito appare la finestra di ricerca dell'immagine. Scegliamo una clipart e dimensioniamola. Oltre ad un'immagine si può inserire un grafico, un oggetto creato con un'altra applicazione, un collegamento ipertestuale e altro.

Mediante la Casella degli strumenti si possono inserire dei controlli, come etichette, caselle di testo, caselle combinate, pulsanti e altro, che possono risultare utili per la gestione del report a video.

 

1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.)

 

Un report è utile e importante in quanto i dati possono essere presentati non solo come un semplice elenco, ma anche raggruppati. Per ogni gruppo possono essere inseriti calcoli o altro in base al tipo di dati. Ciò permette di mettere in evidenza alcuni aspetti dei dati che possono risultare utili per la comprensione degli eventi. Per esempio, per un agente di vendita potrebbe essere utile alla fine della giornata o della settimana avere l'elenco degli ordini, raggruppati per cliente e per ciascun gruppo cliente avere il totale in euro degli ordini fatti.

È possibile raggruppare al massimo 10 campi o espressioni in un report. Espressione è qualsiasi combinazione di operatori, costanti, valori letterali, funzioni e nomi di campi (colonne), controlli e proprietà che danno come risultato un singolo valore. 

Per raggruppare i record in un report occorre prima di tutto aprire il report in Visualizzazione struttura, quindi fare click sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento ( ) oppure sul menu Visualizza/Ordinamento e Raggruppamento. Appare la finestra Ordinamento e Raggruppamento

 

 

Nella prima riga della colonna Campo o espressione si possono selezionare i campi in base ai quali fare il raggruppamento e l'ordinamento. Il campo può essere scelto dall'elenco della casella combinata, una espressione può essere scritta direttamente oppure composta col Generatore di espressioni accessibile mediante il pulsante relativo ( ).

Il campo o l'espressione nella prima riga rappresenta il primo livello (o livello zero) di ordinamento, vale a dire il set più grande. La seconda riga rappresenta il secondo livello di ordinamento, e così via.

Dopo aver immesso le impostazioni nella colonna Campo o espressione, il Criterio di ordinamento verrà impostato a Crescente, che consente di eseguire l'ordinamento dalla A alla Z oppure da zero a 9.

Per cambiare il criterio di ordinamento, selezionare Decrescente dall'elenco. Con Decrescente l'ordinamento viene eseguito dalla Z alla A oppure da 9 a zero.

Una volta scelto il campo occorre impostare le proprietà di gruppo delle voci scritte sotto. 

Il raggruppamento può avvenire a diversi livelli, nidificati (massimo 10). Per creare un livello di gruppo  è necessario impostare le proprietà Intestazione (gruppo) o Piè di pagina (gruppo) a e impostare le altre proprietà di raggruppamento.

Impostando a Sì l'Intestazione di gruppo o il Piè di pagina di gruppo, nella struttura del report appare la zona relativa, nella quale si possono inserire etichette, campi calcolati e tutto quello che vogliamo. Per eliminare queste zone è sufficiente impostare a No Intestazione o Piè di pagina.

Raggruppa secondo. In questa casella occorre specificare il modo in cui si desidera raggruppare i valori. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di dati del campo in base al quale si esegue il raggruppamento. Se si esegue il raggruppamento in base a un'espressione, saranno visibili tutte le opzioni per tutti i tipi di dati.

Intervallo raggruppamento. In questa casella occorre specificare un intervallo valido per i valori del campo o per l'espressione in base alla quale si sta eseguendo il raggruppamento.

Stampa sezione unita. In questa casella si può specificare se un gruppo verrà stampato sulla stessa pagina per intero o solo in parte.

 

Modificare l'aspetto di un report

 

Un report è a tutti gli effetti una tabella. Access offre la possibilità di editarla sia in Word che in Excel in modo da sfruttare le caratteristiche delle due applicazioni per dargli un aspetto particolare.

Per inviare a Word un report aprirlo in visualizzazione dati. Compare nella barra dei pulsanti il pulsante Collegamenti Office 

 

 

Cliccando sulla voce Pubblica con MS Word, il report viene aperto in Word in formato .RTF. In Word il file può essere modificato a piacere, salvato e stampato.

Cliccando sulla voce Analizza con MS Excel viene creata in Excel una tabella con i dati presenti nel report. I dati possono, poi, essere analizzati con gli strumenti di Excel.

Ricordiamo che anche tabelle e query possono essere pubblicate in Word e analizzate in Excel.