Lezione 15

Lezione 15

Basi di dati

Parte terza

1.1 Creare una maschera

1.2 Creare una semplice maschera

1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere

1.4 Modificare una maschera

1.5 Definire la formattazione del testo

1.6 Cambiare il colore di sfondo

1.7 Importare un'immagine o un file grafico

1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera

1.0 Uso di maschere

1.1 Creare una maschera

Abbiamo creato le tabelle, inserito e modificato i dati, le quali permettono una visione d'insieme dei dati, ma diventano scomode da manipolare se sono complesse o hanno molti capi. Oltre alla visualizzazione Foglio dati, per visualizzare e immettere dati in un tabella è possibile utilizzare le maschere. Esse sono un modo di visualizzare i dati un record per volta vedendone, però i dettagli, e con altre possibilità che vedremo in seguito.

Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni, detto controllo. Ad esempio una casella di testo o una casella combinata sono controlli, ma esistono anche altri controlli, come pulsanti, caselle di selezione e altro, che possono facilitare l'uso delle maschere. Ricordare che ad ogni controllo corrispondono alcune proprietà (come formato del testo, posizione, colore di sfondo etc.

Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realtà introdotti nella tabella o nelle tabelle che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni, esse vengono tratte da una o più tabelle del database. Una maschera, infatti, può essere associata a più tabelle (e quindi riunire i campi e i dati provenienti da varie tabelle).

Access permette di creare una maschera una maschera di partenza, con cui viene aperto il database, di modo che le maschere possono diventare una vera e propria interfaccia con cui l'utente gestisce l'immissione, la modifica e il reperimento e stampa dei dati.

1.2 Creare una semplice maschera

Se il database viene creato con la creazione guidata, Access crea automaticamente anche le maschere, ma ciò non ci aiuta a capirne il funzionamento e quindi a creare interfacce personalizzate. Perciò procederemo alla creazione personalizzata.

Per creare una maschera occorre fare click sul pulsante Maschere della finestra Database.

Come per le tabelle anche qui possiamo creare una maschera in Visualizzazione struttura oppure procedere ad una Creazione guidata. In ogni caso facendo click sul pulsante Nuovo ( ) appare la finestra Nuova Maschera, nella quale sono elencate tutte le possibilità di creazione di una nuova maschera:

Come si vede, le possibilità sono:

· Visualizzazione struttura, che apre una maschera vuota nella quale dovremo inserire i vari oggetti e controlli

· Creazione guidata, nella quale attraverso varie schede si immettono le informazioni per creare la maschera secondo le nostre esigenze

· Maschera standard a colonne

· Maschera standard tabulare

· Maschera standard foglio dati

In queste ultime tre le maschere hanno un aspetto standard in cui i campi sono in colonna. oppure in orizzontale come in una tabella oppure come una tabella. Comunque sia stata creata, una maschera può sempre essere modificata in seguito.

Creando una maschera in Visualizzazione struttura appare una maschera vuota e le barre degli strumenti per inserire i controlli e quant'altro ci serve.

Per inserire un controllo basta selezionarlo sulla barra degli strumenti e tracciarlo nella maschera. Verranno poi chiesti, mediante schede successive le proprietà del controllo, come tabella o query collegata, campi o altro.

Per creare dal nulla un controllo occorre avere ben chiara l'idea della sua funzione, la qual cosa non è sempre semplice. Per questo motivo conviene, almeno all'inizio, creare una maschera mediante la Creazione guidata, in quanto in questa modalità vengono chieste automaticamente tutte le indicazioni che servono. Creiamo, per il nostro database della biblioteca una maschera, che chiameremo Libri, in cui appaiano l'autore, il titolo, l'editore e la segnatura.

Dopo aver cliccato su Nuovo, selezioniamo dall'elenco Creazione guidata maschera oppure facciamo doppio click su Crea una Maschera mediante una creazione guidata della finestra Database-Maschere. Appare la prima scheda:

Nella casella combinata Tabelle/Query scegliamo la tabella di origine dei dati, cioè Libri. Le query sono tabelle che contengono solo dati rispondenti a determinate condizioni; di esse parleremo in seguito. Cliccando sulla freccetta singola possiamo scegliere quali campi far vedere nella maschera; poichè il campo ID , essendo automatico non ci interessa, selezioniamo gli altri quattro trasportandoli nel riquadro a destra. Se vogliamo eliminarne qualcuno basta cliccare sulla freccetta a sinistra che si attiva, ovviamente, solo quando a destra sono presenti dei campi.

Ciò fatto clicchiamo sul pulsante Avanti e appare la seconda scheda:

Si può scegliere fra quattro formati di maschera. Scegliamo il tipo a colonne: In essa i campi appariranno incolonnati come si può vedere nell'anteprima accanto. Provare gli altri tipi per trovare eventualmente quello più consono al proprio gusto. Possiamo cliccare ancora su Avanti. La scheda successiva è la seguente:

In questa scheda possiamo impostare uno stile selezionandolo dall'elenco. L'anteprima appare a sinistra. Scegliamo la standard. Possiamo cliccare su Avanti; apparirà l'ultima scheda.

Dopo aver immesso il titolo della maschera, che chiameremo Articoli, possiamo o aprire la maschera per immettere o modificare dati, o aprire la maschera in Visualizzazione struttura per modificarla. Clicchiamo su Fine.

Se tutto è stato fatto correttamente dovrebbe apparire la maschera come in figura:

1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere

I dati nelle maschere si inseriscono come nelle tabelle. Infatti sono presenti gli stessi pulsanti di navigazione visti in precedenza ( ) coi quali è possibile muoversi avanti e indietro, all'ultimo o al primo record e aggiungere nuovi record. Con i tasti TAB e INVIO ci si sposta fra i campi.

Talvolta occorre inserire più volte record simili. In questo caso conviene copiare tutto un record e incollarlo in un nuovo record. In pratica occorre selezionare tutti i campi facendo click sulla freccia presente in alto a sinistra della maschera e poi su Modifica/Copia. Aggiungere un nuovo record cliccando sul pulsante Nuovo Record e quando appare il record vuoto cliccare su Modifica/Incolla. A questo punto è sufficiente apportare le modifiche desiderate. Alla chiusura della maschera tutte le modifiche verranno salvate nel database.

1.4 Modificare una maschera

Una volta costruita una maschera, qualunque sia stata la modalità, essa può sempre essere modificata a piacimento sia per quanto riguarda la sua struttura che per la formattazione.

Per modificare la maschera selezionare Maschere dalla finestra Database e poi la maschera da modificare; fare, quindi, click sul pulsante Struttura che ormai conosciamo bene. Apparirà la maschera modificabile:

Cliccando su ciascun oggetto esso viene selezionato. Per selezionare più oggetti tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si clicca col sinistro. Per selezionare la maschera senza alcun oggetto cliccare al di fuori degli oggetti dentro la maschera. Le operazioni di modifica si ripercuotono sull'oggetto o gli oggetti selezionati.

1.5 Definire la formattazione del testo

Il testo delle etichette o degli oggetti presenti nella maschera può essere formattato semplicemente utilizzando la barra della formattazione, esattamente come si fa in Word

Se si apre il menu Formato appaiono molte voci che permettono di allineare gli oggetti, ridimensionarli, modificarli, cambiarli etc. Provare alcune voci per capirne il funzionamento.

1.6 Cambiare il colore di sfondo

Nella barra della formattazione sono presenti anche il secchiello, il pennello e la A che servono per dare uno sfondo colorato o colorare la linea di contorno o colorare il testo. Se si vuol colorare lo sfondo della maschera occorre cliccare nella maschera al di fuori degli oggetti in modo che sia selezionata solo la maschera. I colori possono animare una maschera e renderla più efficace dal punto di vista grafico.

1.7 Importare un'immagine o un file grafico

Anche le immagini possono rendere più efficaci le maschere dal punto di vista grafico. Per inserire un'immagine, al solito, cliccare su Inserisci/Immagine... e apparirà la solita finestra di dialogo per la ricerca dell'immagine. Naturalmente l'immagine è ridimensionabile e posizionabile a piacimento.

Aprendo il menu Inserisci si notano altre voci interessanti.

Possiamo inserire un grafico salvato con altre applicazioni o un oggetto, come un suono o un foglio Excel o altro come si è già visto nelle altre applicazioni Office. Gli oggetti inseriti sono modificabili con le applicazioni che li hanno prodotti.

Una voce interessante è Inserisci/Grafico... In un database vi possono essere tabelle o query che si prestano ad essere rappresentate in grafico. Cliccando su Inserisci/Grafico il cursore diventa crocetta e permette di disegnare nella maschera, sempre in visualizzazione struttura, il riquadro che accoglierà il grafico; subito dopo si attiva una procedura di creazione guidata , in cui viene chiesta la tabella o query di origine, il tipo di grafico e come disporre i dati. Creato il grafico, questo può essere modificato a piacere cliccando col destro del mouse sui vari elementi. Si apre un menu di scelta rapida che permette le modifiche. Come in Excel, il grafico rimane collegato ai dati e viene aggiornato automaticamente.

1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera

Naturalmente è possibile cambiare totalmente la disposizione degli oggetti nella maschera. Selezionando un oggetto cliccandoci sopra, il cursore diventa manina nera; l'oggetto può essere trascinato nella posizione voluta.

Se l'etichetta di un campo è stata creata automaticamente con la creazione guidata della maschera, viene selezionata e trascinata col campo, ma anche in questo caso etichetta e campo sono modificabili e spostabili indipendentemente. Gli oggetti selezionati, al solito, sono muniti di maniglie che permettono il loro ridimensionamento; il quadratino più grande in alto a sinistra è la presa per lo spostamento.

Nella maschera possono essere inseriti molti altri oggetti, accessibili dalla Casella degli Strumenti:

Se essa non fosse visibile si può visualizzare da Visualizza/Casella degli Strumenti.

Da sinistra a destra abbiamo:

Selezione oggetti

· Creazione guidata controlli. Permette di creare un controllo definendone tutte le proprietà.

· Etichetta. Inserisce un'etichetta.

· Casella di testo. Inserisce una casella di testo.

· Gruppo di opzioni. Inserisce una cornice contenete più controlli che vengono raggruppati e spostati contemporaneamente con la cornice.

· Interruttore. Pulsante On/Off al quale può essere associata una routine o una macro.

· Pulsante di opzione. Casella di controllo esclusiva (uno solo fra molti).

· Casella di controllo. Casella di controllo (una o più fra molti).

· Casella combinata. Elenco di dati a discesa fra cui si può scegliere con un click del mouse, collegata a una tabella o indipendente.

· Casella di riepilogo. Lista di dati collegata a una tabella o indipendente.

· Pulsante di comando. Pulsante a cui associare eventi o una routine in Visual Basic o attivare/disattivare maschere, etc.

· Immagine. Inserisce un'immagine.

· Cornice oggetto non associato. Inserisce un oggetto modificabile con l'applicazione che l'ha prodotto. Equivale a Inserisci/Oggetto...

· Cornice oggetto associato. Inserisce una cornice associandola ad un oggetto specificato nelle proprietà della cornice che si attivano cliccando col destro del mouse e poi su Proprietà.

· Interruzione di pagina

· Struttura a schede. Inserisce una finestra di dialogo a schede. Nelle proprietà si può definire l'evento, il numero di schede, i dati e le routines in Visual Basic che si devono attivare; queste routines possono essere scritte direttamente oppure create in modo guidato.

· Sottomaschera/Sottoreport. Inserisce una sottomaschera per visualizzare dati di altre tabelle.

· Linea. Inserisce una linea grafica.

· Rettangolo. Inserisce un rettangolo grafico.

· Altri controlli

I controlli inseribili dalla casella degli strumenti sono importanti per creare interfacce per gli utenti finali anche inesperti di Access, in modo che sia semplice la gestione del database. Alcuni di questi controlli sono semplici, ma altri prevedono la capacità di associare eventi e routines; il che richiede una certa esperienza e fa parte di un corso Access di secondo livello.

Intanto possiamo esercitarci a inserire qualche controllo. Per esempio inseriamo nella maschera Operazioni un pulsante il quale mostri la maschera Articoli e su quella Articoli un pulsante che attivi la maschera Operazioni.

Cliccare su Pulsante di comando e disegnare, sempre in Visualizzazione struttura, nella maschera Operazioni un pulsante. Si apre una creazione guidata. Nella prima scheda scegliamo Categorie/Maschere e Azioni/Apri maschera. Cliccare su Avanti. Si apre la seconda scheda nella quale scegliamo Articoli come maschera da aprire.

Clicchiamo su Avanti e la scheda seguente chiede se mostrare tutti i record oppure solo alcuni record su condizione. Scegliamo di mostrare tutti i record.

Nella scheda successiva, dopo aver premuto Avanti, inseriamo "Articoli" come etichetta del pulsante. Nella scheda successiva occorre inserire il nome del comando; lasciamo quello indicato e clicchiamo su Fine.

Chiudiamo la maschera e salviamo le modifiche. La stessa cosa occorre fare nella maschera Articoli dove il pulsante sarà "Operazioni" e la maschera che si deve aprire è Operazioni. Inseriti i due pulsanti e chiuse le maschere dalla Visualizzazione struttura, aprire la maschera Operazioni e provare i pulsanti.

Tutto quello che abbiamo fatto finora è stato fatto nel "corpo" della maschera.

Se clicchiamo col destro in un punto vuoto della maschera appare un menu di scelta rapida fra le cui voci c'è l'attivazione o la disattivazione dell'Intestazione/Piè di pagina maschera e l'attivazione-disattivazione di Intestazione/Piè di pagina pagina

Nella Intestazione e Piè di pagina possiamo collocare un titolo della maschera o un'intestazione di pagina di stampa e informazioni che si ripetono. Per far ciò è sufficiente inserire negli spazi appositi, modificabili trascinando le linee di divisione, etichette o altri controlli, come mostrato nell'esempio che stiamo sviluppando:

Se pensiamo che Access, come tutte le altre applicazioni di Office, è programmabile in Visual Basic, è evidente come si può creare una vera e propria applicazione di database con tanta di interfaccia utente e automatizzazione di procedure per una gestione anche molto complessa dei dati.

Stampa delle maschere e delle tabelle.

Naturalmente in Access è possibile stampare direttamente i dati in formato maschera o in formato tabella o query. Alla stampa si accede da File/Stampa.

Appare la solita finestra ormai familiare. Cliccando, invece, sul pulsante Imposta... appaiono due schede in cui si possono impostare i margini e scegliere se stampare la maschera così come appare oppure stampare solo i dati. Le maschere sono fatte di elementi grafici che rallentano molto la stampa, oltre al dispendio di inchiostri.

Nella scheda Colonne si può impostare il numero di colonne su cui stampare.

Le stesse impostazioni possono essere fatte cliccando su File/Imposta pagina. In questo modo tutte le informazioni vengono mantenute e l'anteprima ci farà vedere come effettivamente sarà la stampa.

Naturalmente quello descritto è un metodo di stampa rapido che va bene per controlli veloci dei dati. Parleremo in seguito dei Report, che sono stampe organizzate di dati selezionati in base a tabelle o query.