Lezione 5

Elaborazione testi

Parte Seconda

 

1.0 Formattazione

1.1 Formattare un testo

1.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri

1.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.

1.1.3 Colori e brio nel testo

1.1.4 Allineamento del testo

1.1.5 Rientri dei paragrafi

1.1.6 Cambiare l'interlinea testo

1.1.7 Sillabazione del testo testo

1.1.8 Copiare la formattazione.

1.2 Altre funzionalità

1.2.1 Tabulazioni

1.2.2 Aggiungere bordi al testo

1.2.3 Elenchi puntati e numerati

1.3 Maschere

1.3.1 Scelta di un modello per un documento

1.3.2 Lavorare con i modelli

2.0 Rifinire un documento

2.1 Stili e paginatura

2.1.1 Utilizzare i vari stili

2.1.2 Inserire il numero di pagina

2.2 Intestazione e piè di pagina

2.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina

2.2.2 Inserire data, ora etc.

2.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione

2.3 Vocabolario e grammatica

2.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico

2.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale

 

1.0 Formattazione

 

1.1 Formattare un testo

 

1.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri

 

L'aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere più grandi o più piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font è l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico.


I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font predefinito in Word è il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte riviste e giornali. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri.

 

L'altro metodo, più veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere.

 In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l'impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere.

Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare, si deve selezionarlo: a questo punto si potrà scrivere del nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare l'impostazione di una porzione di testo precedentemente selezionata.

Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si può lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti di testo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.

 

La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e caratteristiche del carattere. Al suo interno sono presenti i menu a discesa per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni, gli stessi disponibili nella barra degli strumenti Formattazione. Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle voci elencate è possibile vedere l'effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima. Per mettere in evidenza determinate parole si può formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato, selezionando l'opzione nella casella Stile.

Per modificare lo stile del testo risulta più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi. 

 

1.1.3 Colori e brio nel testo

 

Nella finestra Tipo carattere è possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo. Inoltre, una lunga lista di caselle di opzione permette di aggiungere effetti particolari al testo, quali il rilievo o l'ombreggiatura.

Le dimensioni o corpo del carattere è espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una lettera commerciale è 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali possono essere di 72 punti o più.

Spaziatura e posizione è la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura. In particolare, la casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale.

La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato. Introducendo un diverso valore di spaziatura è quindi possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo.

Attraverso la casella Posizione, invece, è possibile variare la posizione della scrittura da quella normale  dove essa è posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga.

Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque un valore predefinito, che è possibile modificare utilizzando i pulsanti di incremento e decremento.

L'ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda alcuni "effetti speciali" che è possibile attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...) ma che non sono trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri sottolineati o in corsivo. Queste impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazione multimediale o di pagine Web.

Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del carattere, nel tipo di stile e così via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non è necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si può utilizzare il pulsante Copia formato , che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionate un blocco di testo che contiene la formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato: il cursore del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di formattazione del primo blocco di testo.

Oltre a variare tipo di carattere e grandezza, è possibile intervenire anche sul colore dei caratteri adattandolo ai propri gusti.

Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzare il pulsante Colore carattere , posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l'ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni.

È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è trasformato in un pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione è sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori.

L'evidenziazione di parti del documento risulta molto utile quando si deve "passare" il documento ad altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo. Per evidenziare parti di un documento da stampare con una stampante monocromatica è consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito. È possibile visualizzare o nascondere l'evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza.

 

 

1.1.4 Allineamento del testo

 

Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via.

Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo.

 

 

La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo.

La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza.

Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione

La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.

 

 

1.1.5 Rientri dei paragrafi

 

Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine.

La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie.

I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente.

 

1.1.6 Cambiare l'interlinea testo

 

La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo.

Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo.

La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura.

La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti.

Per visualizzare il formato di un paragrafo si può selezionare il pulsante ? dalla Barra dei         menu, scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si è trasformato in un punto interrogativo, all'interno di un paragrafo.

Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al carattere.

È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello orizzontale di Word . AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio.

Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, è possibile spostare il paragrafo selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale.

Spostando solo l'indicatore superiore si può fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo. L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui è il paragrafo a rientrare rispetto alla prima riga.

 

1.1.7 Sillabazione del testo testo

 

La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.

 

 

La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina.

Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti. La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione è utile quando viene scelto l'allineamento giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici.

1.1.8 Copiare la formattazione.

 

Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la formattazione viene applicata al testo.

Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per più operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia formato.

 


1.2 Altre funzionalità

 

1.2.1 Tabulazioni

 

Nella finestra Formato paragrafo vi è il pulsante Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede della finestra.

 

Le tabulazioni sono posizioni predefinite all'interno del documento che aiutano ad allineare il testo.

Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di allineare e disporre in modo più preciso il testo sulla pagina.

Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa finestra che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All'interno della finestra sono presenti i comandi che permettono di specificare la misura delle tabulazioni e la distanza fra una tabulazione e l'altra.

Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all'interno del paragrafo selezionato sono inserite le tabulazioni Impostate: ciò significa che è possibile posizionare il cursore di Word su ciascun punto di tabulazione in sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB.

È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro,  utilizzando  il righello orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del righello ; con un clic consecutivo è possibile scegliere il tipo di  tabulazione che si vuole inserire, centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale .

Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui si vuole venga posizionata. A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l'indicazione sul righello. Per togliere un'indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word.

 

1.2.2 Aggiungere bordi al testo

 

Per enfatizzare una parte di testo, insieme agli altri modi, vi è anche la possibilità di aggiungere bordi e rilievi. Per ottenere ciò, selezionare la parte di testo al quale si vuole applicare un bordo e fare click sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo. Appare la finestra di dialogo in cui si possono impostare tutti i parametri necessari.

 

 

Nella scheda Bordi si possono impostare il tipo di linea, lo spessore, il colore e la disposizione del bordo. Nella casella a discesa si può scegliere a chi applicare il bordo, al testo selezionato oppure al paragrafo. Col pulsante Opzioni si può scegliere la distanza del bordo dal testo, col pulsante Linea Orizzontale si può scegliere una linea grafica da inserire orizzontalmente nel testo.

Nella seconda scheda è possibile impostare un bordo per la pagina, definendone la distanza dai margini oltre agli altri elementi.

Infine nella scheda Sfondo è possibile scegliere un colore di sfondo per il bordo scelto e definire la trasparenza o elementi grafici di riempimento.

 

1.2.3 Elenchi puntati e numerati

 

Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare.

Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti specifici , che permettono di definire elenchi puntati (in cui un punto viene posto all'inizio di ogni voce) e numerati (in cui ogni voce è introdotta da un numero).

Provate a realizzare un elenco: dopo aver scritto una serie di nomi, premendo sempre il pulsante INVIO dopo ogni termine, selezionateli e fate clic su uno dei due pulsanti: Word crea automaticamente un elenco puntato o numerato É anche possibile rendere più articolato l'elenco applicando dei rientri ad alcuni punti: dopo averli selezionati, premete il pulsante Aumenta rientro , che si trova a fianco del pulsante per la creazione dell'elenco puntato. I punti saranno spostati (in gergo si dice indentati) a destra e indicati da un diverso segno di punto elenco.

Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marcature grafiche, come puntini o motivi geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il tipo di elenco che si vuole utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionate il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove sono presentate le diverse soluzioni grafiche per risolvere l'impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica.

La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione più ordinata, consente l'aggiornamento automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non è necessario rinumerare tutte le voci: è sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole aggiungere l'elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l'elenco secondo la nuova numerazione.

Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati.

 

1.3 Maschere

 

1.3.1 Scelta di un modello per un documento

 

Molto spesso in ufficio si usano stampati o documenti che presentano sempre la stessa struttura, come domande, certificazioni etc.. In questi casi è utile avere un modello, il quale può essere adattato alle diverse esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo maschere, possono essere creati dall'utente, ma ve ne sono già di pronti. Essi sono salvati con l'estensione .dot

 

 

Creazione di un modello per un documento

Un modello può essere creato sulla base di un documento esistente. 

In questo caso scegliere Apri dal menu File, quindi aprire il documento desiderato. Su di esso si possono fare le modifiche necessarie. Fatte tutte le modifiche, salvare il documento con Salva con nome. Si apre la finestra di dialogo. Nella casella Tipo File scegliere la voce modello. Scelto il nome e la cartella si può fare click sul pulsante Salva.

 

Per creare un nuovo modello senza partire da un documento esistente, scegliere Nuovo dal menu File. Si apre la finestra di dialogo:

 

  

Selezionare Modello nella casella di gruppo Crea nuovo. Si può scegliere fra un modello esistente o crearne uno nuovo vuoto. Nella finestra d'anteprima si può osservare la struttura del modello. Fatte le scelte fare clic su OK. Scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Tipo file fare clic su Modello di documento. Questo tipo di file sarà già selezionato se si sta salvando un file creato come modello.

Il modello creato può essere salvato in una cartella qualunque, ma è buona norma salvarlo nella cartella di default, la cartella predefinita Modelli, che verrà specificata automaticamente nella casella Salva in. Per salvare il modello in una scheda diversa da quella Generale, passare alla sottocartella corrispondente all'interno della cartella Modelli.

Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva. Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari. Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati.

Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi dal menu File.

 

1.3.2 Lavorare con i modelli

 

Per lavorare con i modelli occorre aprirne uno, fare le modifiche e salvarlo come documento.

Per aprire un modello da una cartella qualunque, selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Modello di documento nella casella Tipo File. Cercare il modello nella cartella desiderata e fare click sul pulsante Apri.

Per aprire un modello dalla cartella Modelli, selezionare Nuovo... dal menu File e procedere selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo; scegliere il modello e cliccare sul pulsante OK. 

A questo punto si possono effettuare tutti i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione! è meglio salvare subito, ancor prima di fare la prima modifica, il file come documento, altrimenti, cliccando inavvertitamente sul pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto) si potrebbe salvare il modello modificato. Per evitare ciò, selezionare Salva con nome dal menu File, scegliere Documento Word nella casella Tipo File, dare il nome al file e scegliere la cartella di destinazione. A questo punto fare click sul pulsante Salva.

 

 

2.0 Rifinire un documento

 

2.1 Stili e paginatura

 

2.1.1 Utilizzare i vari stili

 

 

   

 

Nella sezione precedente abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando la formattazione di carattere e di paragrafo. Ma Word offre ancora di più. E' possibile, con un unico click del mouse applicare a un testo o all'intero paragrafo formattazioni di carattere e di paragrafo. L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre già molti stili preconfezionati, ma l'utente può crearne di propri.

Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli, aprire la casella Stili e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di formattazione di quello stile.

Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili disponibili. Ricordiamo che per vedere o stile applicato a un paragrafo si può aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.

 

 

Per avere l'elenco completo e la possibilità di modificare o creare stili, aprire il menu Formato/Stli... Si apre la finestra di dialogo seguente:

 

 

Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare click sul pulsante Applica.

Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer può essere diverso dallo stile Titolo1 di un altro computer, se questo stile è stato modificato dall'utente. Ciò non vuol dire che il documento scritto col primo apparirà alterato sul secondo, in quanto word definisce sempre il formato carattere e paragrafo elemento per elemento.

Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione.

Gli stili Titolo già definiti in word possono essere utili quando si vuole creare un testo strutturato a diversi livelli e si ha intenzione di fare automaticamente un sommario alla fine del documento.

 

     

 

Per modificare uno stile secondo le proprie esigenze, per esempio se il tipo di carattere dello stile Normale non è di proprio gradimento, basta scegliere lo stile e fare click su pulsante Modifica. Si apre una finestra di dialologo in cui è possibile eseguire le modifiche.

 

 

Per modificare per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fare click sul pulsante Formato. Fatte le scelte, fare click su OK per attivare le nuove impostazioni.

Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello bisogna selezionare la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile verrà aggiunto al modello applicato al documento attivo.

Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece che Modifica..., si attivano nella finestra di dialogo precedente anche le voci Tipo e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo della modifica. Si può accoppiare allo stile creato anche un tasto di scelta rapida cliccando sul pulsante relativo. In questo modo si può creare un archivio di stili personali.

Ricordiamo che per copiare uno stile (cioè il formato carattere e paragrafo) da un testo ad un altro si può far uso del pulsante copia formato . Se si deve ripetere più volte la copia formato, fare doppio click e al termine cliccare ancora per disattivare il pulsante.

 

2.1.2 Inserire il numero di pagina

 

I numeri di pagina diventano importanti quando il documento prende più pagine. Word numera automaticamente le pagine, quando si cambiano le impostazioni di margini o di foglio o di altro.

Per inserire i numeri di pagina nel documento fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina. Si apre la finestra di dialogo che permette di impostare i parametri.

 

 

Si può decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina o no. Il numero di pagina viene inserito nell'intestazione o nel piè di pagina e può convivere con altri elementi.

Cliccando sul pulsante formato si può impostare il formato dei numeri.

 

 

Nella casella Formato si può scegliere il formato. Si può includere, insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si è impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il numero può apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina.

Si può infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un documento molto lungo è spezzettato in più file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa risulta continua.

 

2.2 Intestazione e piè di pagina

 

2.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina

 

Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali, perché permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che caratterizza ogni pagina.

Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore.

Nelle intestazioni e nei piè di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si può immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell'autore o il logo dell'azienda che lo ha redatto.

Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E però possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per la pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di uno stesso documento.

Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza/Intestazioni e piè di pagina. Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.

 

 

Passando il cursore sui pulsanti esce un fumetto che ne spiega la funzione.

 

2.2.2 Inserire data, ora etc.

 

Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel piè di pagina o nell'intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all'intero documento: per esempio, pagina 3 di 24.

I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del documento.

Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e piè di pagina, inserire dei bordi, variare l'intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra i diversi elementi.

Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nella creazione delle proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario.

 

2.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione

 

Naturalmente, oltre alle possibilità offerte dai pulsanti della barra dell'intestazione, è possibile formattare il testo inserito con tutte le modalità offerte dalla voce di menu Formato, sia per quanto riguarda il carattere che il paragrafo.

 

2.3 Vocabolario e grammatica

 

2.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico

 

È tutto corretto? Una volta che si è finito di scrivere il proprio testo è necessario rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione.

Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento.

Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali.

Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perché possono disturbare la leggibilità del testo e confondere l'utente. È possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione  selezionate  il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni.

Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza di suggerimenti in linea.

 

 

Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d'opzione che desiderate attivare.

Se si mette un segno di spunta nelle caselle Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi di file, per esempio, si attiva il correttore automatico durante la digitazione, ma si escludono dalla correzione alcune categorie di parole (le parole maiuscole, le parole con numeri, gli indirizzi Internet o di file). Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti "a mano", oppure si può ricorrere ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse.

 

 

 

Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parola, in cui sono presentati i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi con i quali è possibile sostituire la parola.

E' possibile anche sostituire direttamente l'elemento sbagliato con una delle opzioni suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla finestra di dialogo il suggerimento che si volete accogliere e fate clic: il testo è corretto secondo l'indicazione scelta.

E' possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi autonomamente durante la battitura i termini che presentano anomalie grammaticali. L'affidabilità di questo sistema non è ancora completa: a volte, infatti, vengono 'corrette" parole esatte, ma che il computer non è in grado di comprendere o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo.

 

Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono correggere in modo automatico.

Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. E' cosi possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si sbagliano più di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori.

Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma può anche risultare dispersivo e frammentare il processo creativo.

Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le revisioni tutte insieme nella fase finale.

Word permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico.

Per "saltare" da un errore all'altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic sul pulsante Stato di ortografia e grammatica , posto sulla barra di stato: con un primo doppio clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici, grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quella parola; con un secondo doppio clic si passa all'elemento successivo, "saltando" in un'altra parte del documento.

Dalla finestra di dialogo si può decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l'opzione Ignora frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di sostituire l'errore.

Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errore.

 

 

Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quell'errore all'interno del documento.

 

2.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale

 

Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata del dizionario e propone la correzione.

Più complicata è la correzione grammaticale e ancor più difficile è la correzione sintattica, in quanto intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate.

Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal menu Strumenti, vista in precedenza.

La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde nella prima finestra di testo e nella seconda appare il commento di correzione, che può essere accettato o no mediante i pulsanti a lato.

Nel caso si voglia disattivare la correzione grammaticale, per rendere più veloce la correzione ortografica, è sufficiente deselezionare la casella Controlla grammatica